好多 Paper work？

幾年前，我偶然發現中心有文職同事用 Excel 當格仔紙，不用Excel 方程式 ，而竟然用枱頭計算機計數！

不少 Paper work 源自機構沒有自動化和簡化流程的概念，以列印出席表及證書為例，不是每個人都懂得用 MS Word 的 Merge Print 。有主管認為，新一代的資訊科技能力高超，埋位就識做，但實情是，他們只是數碼學習能力強，新軟件一下子就上手，不過，沒有簡化流程概念，他們仍然不能無中生有，從來未用過 Merge Print (打機唔需要用這功能)，又點會知可以用來印證書？

十多年前，機構未有個案管理系統，筆者利用 Excel 處理每日的個案紀錄及行政工作，提升工作效率。我無寫錯，是 Excel，不是 Word。開立一個 Excel 檔，用一張sheet 記錄每日個案工作的 recording，月底埋數，用計算功能即時計數。另開一張 sheet 記錄常用社區資源電話，一張記錄工作小組的進度。如此，每天只需開啟這個 Excel 檔案，就可以做到即時記錄和計數，減少開關不同檔案的時間。

簡言之，Paper work 多的其中一個原因，在於機構缺乏自動化和簡化流程的思維，結果下面的同事自由發揮，浪費人力物力。

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